Автор: Интернет Хостинг Центр

Ежегодно проводится работа по усовершенствованию рабочих процессов на IT-оборудовании. Это в полной мере относится к системам управления задачами. Речь идет не о возможности работать с проектами, а об элементарных, понятных приложениях, помогающих не запутаться в текущих вопросах, не забыть главного. Чем больше сотрудников задействовано в проекте, тем труднее следить за процессом, выполнением всех заданий.

Мы подготовили информацию о так называемых таск-менеджерах, их роли для современного пользователя, плюсы, минусы использования. Актуальность этих «приспособлений» настолько высока, что разработчики создали их достаточно много. Мы предлагаем вам для ознакомления на наш взгляд лучшие таск менеджеры.

Что такое таск-менеджер

Task-manager (Task Tracker) является программой, которая создана для управления проектными задачами, текущими вопросами личного характера. Она помогает упростить работу команды, делает ее более прозрачной, позволяет распределить нагрузку среди сотрудников и контролировать их деятельность. Особенно роль таск-менеджеров возросла при увеличившейся популярности удаленной работы.

Для чего нужны таск-трекеры

На сегодняшний день электронные планировщики помогают:

  • Удобно формулировать задания, распределять их среди работников;
  • Придавать рабочему процессу определенную структуру: упорядочить порядок выполнения поручений, указать сроки;
  • Обеспечить прозрачность в исполнении обязанностей: сотрудники, начальники могут видеть кто чем занимается;
  • Соблюдать сроки благодаря приходящим уведомлениям;
  • Контролировать уровень занятости сотрудников;
  • Наладить взаимодействие, связь всех сослуживцев;
  • Уменьшить потери времени, автоматизировав выполнение рутинных действий: произведение типичных расчетов, поиск данных;
  • Облегчить, ускорить адаптацию работников.
Что такое таск-менеджер.
Image by freepik.

Возможно ли обойтись без менеджера задач

Таск-менеджер – платформа, которая помогает планировать, ставить, достигать цели. Это умная большая записная книжка, где отражаются занятость каждого человека, его эффективность, сроки, базы знаний, инструкций, контактов.

Если объем работ у организации небольшой, задействовано в них «скромное» количество людей, то вполне можно обойтись без планировщика.

Преимущества и недостатки использования таск-сервисов

Таск-менеджеры упрощают многие процессы благодаря преимуществам:

  • Обеспечение грамотного, структурированного планирования;
  • Централизованность в управлении;
  • Мониторинг степени загруженности сотрудников;
  • Возможность коммуницировать всех участников работ;
  • Существенная экономия человеческих ресурсов, времени на выполнение рутины.

Если говорить о недостатках, то «всплывают» три минуса у некоторых современных таск-менеджеров:

  • Сложность в передаче задачи произвольно выбранному исполнителю;
  • Попытка навязать свою методологию. В планировщике заложено свое «видение мира», оно может быть отличное от взглядов пользователя;
  • Стоимость. Если это не бесплатная версия, то оплата чаще всего идет по схеме 1 пользователь/единица времени.

На что обратить внимание при выборе

Внимание стоит обращать на следующие нюансы:

  • Возможность установки программы на имеющуюся платформу (Windows, Android и т.д.), определите нужду в мобильной версии;
  • Оцените функционал: поддержка командного взаимодействия, работа онлайн или без интернета, форма постановки целей, наглядность;
  • Удобный, понятный интерфейс, который не будет порождать вопросы, создавать трудности;
  • Достижение цели. Зависит от возможностей планировщика: одни предназначены для полномасштабной реализации проекта с распределением среди сотрудников обязанностей, ролей, другие включают в себя расписание человека, планирование его личного времени;
  • Ценовая политика. Многие программы имеют бесплатные версии на определенных условиях, чаще это усеченные варианты. Если они не устраивают, то возможно подойдут платные варианты с богатым функционалом.

ТОП-5 таск-менеджеров, на которые стоит обратить внимание

При составлении топ-списка мы стремились учесть такие функции трекеров, как комфортность при работе, кроссплатформенность, взаимодействие с различным сервисами, гибкость настроек, в том числе уведомлений.

ЛидерТаск

Российское «детище», предназначенное для планирования, отслеживания рабочих процессов, включающее в себя функции ежедневника. Таск-менеджер подойдет для работы с вопросами компании, ведения личных дел. Менеджер-трекер хороший помощник при составлении списков заданий, расстановки приоритетов по важности, срочности. Имеется возможность прикрепить файлы, линки, обновлять сообщения, коммуницировать с другими людьми в чате. Электронный менеджер посредством уведомлений вовремя напоминает о предстоящем событии. Рубрика «Продуктивность» поможет оценить результативность усилий сотрудников.

Преимущества

  • Ежедневник имеет почасовое расписание;
  • Имеется два формата оформления: классический перечень, канбан-доска;
  • Ввод текста посредством голоса;
  • Запрограммирована система фильтров, сортировки, можно создавать свои ограничения;
  • Возможность настройки систематически повторяющихся заданий;
  • Выделение цветом, соответствующими метками определенных вопросов, требующих решения;
  • Проект можно разбить на составные части, этапы, подзадачи;
  • Программа работает онлайн и автономно;
  • Поддерживается резервное копирование.

Todoist

Популярность инструмент заслужил своей понятностью, функционалом. Ему доступна работа на мобильных, стационарных платформах. Благодаря возможности распознать текст задачи можно добавлять, написав, например «провести тренинг в четверг», и таск-менеджер поставит планируемое на ближайший четверг.

Наличие платного аккаунта дает возможность использовать фильтрацию, создавать теги, испытывать удобство от работы с «напоминалкой».

Преимущества

К плюсам мы бы отнесли:

  • Распознавание в тексте дат, сроков;
  • Возможность работать с большой вложенностью заданий;
  • Простой интерфейс;
  • Широкий охват устройств, на которых может работать менеджер;
  • Есть бесплатная версия;
  • «Скоростной» обмен файлами;
  • Предоставляется бесплатный вариант группе до 5 человек;
  • Настройка уведомлений позволяет получать их, задачи по электронной почте.

Asana

Сервис помогает оптимально настроить общий процесс, этапы работы. Асана многофункциональна, этим заметно облегчает выполнение сложных, многоуровневых проектов. Имеется фильтрация посредством тегов неограниченного числа карточек. Задачи распределяются по приоритетам, срочности, срокам выполнения. К ним добавляются по необходимости пояснения, создаются поля по собственным потребностям.

Преимущества

Инструмент имеет ряд плюсов:

  • Подстраиваемые шаблоны для различных видов работы;
  • Контролер продуктивности, отслеживающий время, затраченное на выполнение заданий;
  • Понятные графики, показывающие различные показатели рабочих процессов;
  • Удобная система уведомлений.

Trello

В основе функционала таск-менеджера лежит принцип канбан-досок. Карточки задач имею свои сроки, но это не мешает перемещать их, отслеживая темпы работы. В мобильных версиях наблюдается тот же принцип модульности: отсутствует список планируемых задач, их приходится перемещать между колонками. В этом есть некоторое неудобство при использовании небольших экранов.

Преимущества

  • Система позволяет удобно отслеживать продвижение проектов, работ;
  • Функционирует на всех пользующихся спросом платформах;
  • Имеет бесплатный вариант, правда с некоторыми ограничениями числа дополнений;
  • Наличие шаблонов под различные проекты;
  • Поддержка нескольких языков, в том числе русского;
  • Возможность добавлять, архивировать файлы;
  • Настройки позволяют получать уведомления на email, в Телеграм.

Битрикс24

Это крупная платформа, имеющая большой функционал для команд, нуждающихся в грамотном планировании, управлении сотрудниками, проектами. В нее входит CRM, canban-доски, трекеры, шаблоны для оформления проектов, диаграммы Гранта. Есть возможность не только ставить задачи, но контролировать, оценивать эффективность исполнения по системе KPI.

Преимущества

  • Возможность работать с неограниченным количеством проектов;
  • Надежная, оперативная техническая поддержка;
  • Организация общей базы, предназначенной для хранения всех данных, сведений по любому проекту;
  • Взаимодействие с платежными системами, сервисами Яндекс, голосовыми помощниками;
  • Библиотека знаний для повышения уровня знаний сотрудников.

Выводы

При подборе хорошего таск-менеджера рекомендуется принимать во внимание область деятельности компании, ее численность. Удобный интерфейс – важный аргумент при выборе, так как даже у неопытного сотрудника не должны появляться вопросы по корректной постановке задач, мониторингу сроков, выполнению иных действий.

С учетом особенности бизнеса немаловажен вид отображающихся задач: диаграммы, классические перечни, canban-доски.